10. Застосування електронних документів
10.1. Електронні документи (далі - Е-документи) – належно оформлені документи, інформація в яких зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа, які передбачені чинним законодавством. Сторони домовилися, що на виконання умов цього Договору можуть використовуватися зі сторони Продавця наступні види електронних документів: видаткова накладна, товаро-транспортна накладна, акт виконаних робіт (наданих послу).
10.2. Електронний підпис/Кваліфікований Електронний Підпис (далі - КЕП) – удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа; це електронні дані, які додаються підписантом до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис, що дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписанта. КЕП є аналогом власноручного підпису, є засобом захисту інформації. Забезпечує можливість контролю цілісності і підтвердження достовірності електронних документів.
10.3. Уповноважена/відповідальна особа на контроль і затвердження ключем КЕП та Електронною Печаткою (далі - ЕП) – особа, що уповноважена від імені суб’єкта господарювання (юридичної чи фізичної особи-підприємця) на контроль, перевірку та підписання первинних та/або звітних електронних документів, яка має право затвердити електронний документ із зазначеною(ими) в ньому особою(ами), яка(і) безпосередньо приймала(и) участь у проведені/вчиненні тієї чи іншої господарської операції. ЕП фіксуються електронні дані, які додаються створювачем електронної печатки до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються для визначення походження та перевірки цілісності пов’язаних електронних даних.
10.4. Порядок формування, обміну та підписання електронних документів.
10.4.1. Обмін документами за цим Договором здійснюється з застосуванням положень та всіх норм Закону України від 05.10.2018 р. №2155-VIII «Про електронні довірчі послуги», який набрав чинності 07 листопада 2018 р., Закону України від 22.05.2003 р. № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг», Закону України від 16.07.1999 р. №996-XIV «Про бухгалтерській облік і фінансову звітність в Україні», Наказ МФУ від 24.05.1995р. №88 «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку».
10.4.2. Сторони домовилися про те, що в процесі виконання Договору, документи, зазначені в п. 10.1 даного Договору, можуть укладатися в формі електронних документів для підтвердження описаних в них господарських операцій з використанням електронних програмних рішень (сервісів електронного документообігу «Вчасно» або «M.E.Doc»).
10.4.3. Сторони, в разі досягнення такої домовленості, зобов’язуються вжити всіх підготовчих та організаційних заходів для переходу на обмін Е-документами, забезпечити виготовлення необхідних КЕП відповідальних співробітників.
10.4.4. Кожна Сторона зобов’язана щоденно слідкувати за надходженням Е-документів та своєчасно здійснювати їх приймання, перевірку, підписання з використанням КЕП та повернення іншій Стороні. Сторона, яка здійснює надсилання Е-документа, вважається Стороною-відправником, а Сторона, яка здійснює отримання Е-документа, вважається Стороною-одержувачем.
10.4.5. Підготовка Е-документів здійснюється відповідною Стороною і в строки, встановлені умовами Договору. До моменту передачі іншій Стороні, Сторона-відправник зобов’язана належним чином скласти новий та/або перевірити отриманий E-документ та підписати його з використанням КЕП. E-документи передаються, підписуються у всіх випадках з використанням КЕП відповідної Сторони. Перевірка факту підписання відповідною Стороною конкретного E-документа, здійснюється Стороною-одержувачем з використанням Відкритого ключа і Посиленого сертифіката відкритого ключа.
10.4.6. E-документи вважаються підписаними і набирають чинності з моменту підписання з використанням КЕП Стороною-одержувачем E-документа, отриманого від Сторони-відправника з нанесеним нею КЕП.
10.4.7. E-документи вважаються підписаними і набирають чинності у випадках, коли вони були підписані КЕП Стороною-відправником та надіслані Стороні-одержувачу протягом передбаченого Договором строку, якщо Сторона-одержувач не підписала такі E-документи та не надіслала Стороні-відправнику мотивованої відмови від підписання E-документів протягом 5 (п’яти) робочих днів. Мотивована відмова від підписання E-документів може надсилатися через механізм відхилення E-документа з обов’язковим надання коментарів про обґрунтовані причини відхилення.
10.4.8. Сторони дійшли згоди, що розірвання (скасування) E-документа, підписаного обома Сторонами з використанням КЕП, здійснюється виключно шляхом складення та підписання Сторонами Акту про анулювання E-документа. Зазначені Акти про анулювання E-документа вправі складати лише Продавець з власної ініціативи, або на обґрунтоване прохання Покупця.
10.4.9. У випадку, коли Договором не встановлено строків підписання конкретних E-документів, Сторони погодили, що строк підписання таких документів з використанням Сторонами КЕП становить 3 (три) робочих дні з дати складеного документу.
10.4.10. У випадку, коли одна із Сторін заявляє про втрату конкретного E-документа, який попередньо набрав чинності, повторне підписання такого E-документа не здійснюється. При цьому Сторона, яка зберігає власний примірник E-документа, зобов’язується за зверненням Сторони, яка втратила цей E-документ, надати його доступними електронними каналами зв’язку, або на носії електронної інформації.
10.4.11. Якщо при звірці Сторонами даних про підписання E-документів будуть виявлені розбіжності, то по замовчуванню будуть застосовуватися наступні умови чинності E-документів:
а) юридичну силу буде мати той E-документ, який був останній підписаний Сторонами з використанням КЕП (у випадку наявності кількох різних E-документів по одній і тій самій господарській операції);
б) E-документ, який набув чинності, згідно умов цього договору, зберігає чинність до моменту його анулювання Сторонами;
в) за результатами конкретної господарської операції пріоритетну юридичну силу матиме чинний E-документ, при наявності за цією ж операцією однорідних/аналогічних по суті документів, складених в письмовій (друкованій) формі, незалежно від дати їх оформлення;
г) E-документ, підписаний Стороною з використанням КЕП і переданий Стороні одержувачу вважатиметься в усіх випадках підписаним уповноваженим представником Сторони-відправника, в межах наданих повноважень, що не потребуватиме щоразу перевірки документів на представництво;
д) КЕП за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки). Сторони домовилися, що E-документи, які відправлені, завірені КЕП, мають повну юридичну силу, породжують права та обов'язки для Сторін, можуть бути представлені до суду в якості належних доказів та визнаються рівнозначними документам, що складаються на паперовому носієві. Підтвердження передачі документів (відправлення, отримання, тощо) вважається легітимним підтвердженням фактичного прийому-передачі таких документів уповноваженими особами Сторін і не вимагає додаткового доказування.
10.4.12. Сторони погоджуються, що використання засобів криптографічного захисту інформації (далі за текстом ЗКЗІ), які реалізують шифрування і КЕП, достатньо для забезпечення конфіденційності інформаційної взаємодії Сторін щодо захисту від несанкціонованого доступу та безпеки обробки інформації, а також для підтвердження того, що:
- E-документ надходить від Сторони, яка його передала (підтвердження авторства документа);
- E-документ не зазнав змін при інформаційній взаємодії Сторін (підтвердження цілісності та автентичності документа); - фактом отримання E-документа є події, описані в даному Договорі.
10.4.13. З метою забезпечення безпеки обробки та конфіденційності інформації Сторони зобов'язані:
- не допускати появи в комп'ютерному середовищі, де функціонує система для обміну Е-документами, комп'ютерних вірусів і програм, спрямованих на її руйнування;
- не знищувати та / або не змінювати архіви відкритих ключів КЕП, електронних E-документів; - не використовувати для підписання E-документів скомпрометовані ключі.
10.5. У випадку неможливості виконання зобов'язань за цим Договором, Сторони негайно повідомляють про це один одного. Умови даного Договору не виключають можливості спільного використання документів в паперовому та електронному вигляді.
10.6. Сторони самостійно забезпечують збереження програмного забезпечення, яке використовується для обміну електронними документами, ключів електронного підпису та електронних документів, розміщених на своїх комп'ютерах.
10.7. Видача, заміна, знищення Особистих та Відкритих ключів, в тому числі у випадках їх компрометації, а також видача Посиленого сертифіката відкритого ключа, здійснюється тільки кваліфікованим надавачем електронних послуг. Сторони зобов'язані повідомити одна одну про наявність вищевказаних обставин в строк, що не перевищує 5 робочих днів з моменту виникнення таких обставин.
10.8. Продавець не несе відповідальності та не надає консультаційних послуг щодо роботи системи для обміну Е-документами, програми, тощо.
10.9. Покупець зобов’язаний не пізніше ніж за 5 робочих днів повідомити Продавець про неможливість подальшого використання системи для обміну Е-документами, програми, тощо.
10.10. При вирішенні всіх інших питань, пов’язаних з електронним документообігом, які не врегульовані цим Договором, Сторони керуються чинним законодавством.